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企业欺诈疫下势增 合规框架须更新
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发表时间 2020-11-20 07:05:59

   新冠肺炎疫情大幅改变经济气候与各行业的运作环境,有专家预期,企业欺诈或不当行为会因疫情而增加。而且,在家工作趋势更可能削弱企业内部的预防机制。


   专家建议,企业要留意合规框架,适时更新以应付疫情的特殊情况,以及不应在现阶段减少在确保合规、审核等方面的资源。


Alvarez & Marsal董事总经理Chris Fordham(左)与董事总经理Davin Teo(右)表示,疫情冲击遍及全球各行各业,增大企业职务诈欺的风险。(曾耀辉摄)


   “每逢金融危机之后,会发现企业涉及欺诈案件情况上升。”企业咨询服务公司Alvarez & Marsal董事总经理Chris Fordham及Davin Teo均表示,欺诈风险一直存在,但疫情为全球经济带来前所未有冲击,预料出现大规模裁员,有员工被迫大幅减薪,亦有行业业务大倒退,这些压力落到个人甚至企业决策层面后,可能合理化不当行为,驱使极少数的企业员工或管理层铤而走险。


分3大类型 外来欺诈涉黑客


   据Chris Fordham解释,企业欺诈可大致涉及3种主要类型:


   1.内部员工不当行为:例如员工虚报支出项目、收取回扣、挪用企业资产,通常是涉事者不当地谋取个人利益。


   2.管理层不当行为:例如财务报表欺诈、夸大公司业绩等,以对外瞒骗公司业务情况。


   3.外来欺诈:例如黑客袭击公司网络进行勒索、又或交易中进行诈骗等。


   他表示,3种类型的欺诈,近期均有增加迹象,但更重要的是:“就算经济回复正常,欺诈行为由实行到被揭发,往往有时间差。”他续指,平均而言,揭发内部欺诈行为最少需时几个月,管理层不当行为更随时需多于一、两年。预测在新冠肺炎特殊情况下,这时间差会更加扩大,换言之,未来一段时间各种类型的怀疑欺诈,有机会陆续开始出现。


   两位受访者主要从事企业调查工作,曾接触不少企业欺诈个案。Chris为会计专业出身,主力从法务会计(Forensic Accounting)的角度出发,从数字上调查企业诈骗情况,包括财务报表作假、挪用资产、贪污等问题;而Davin则从科技角度,调查可能涉及问题的电邮、电子装置系统等,“要搜集、保存有问题的信息,又或尝试修复被删除的数据,以供调查团队、企业甚至法庭,作进一步调查。”


   Chris续称,这次疫情与以往的金融危机有别,企业调查欺诈行为的挑战明显增加。首先,因企业倾向削减预算,确保程序合规方面的人手亦难免受影响;加上在家工作措施,往常正常办公时所运作的监察机制被削弱甚至失效,“揭发不当行为的吹哨人,很多是见到身边有可疑情况,再向公司通报的员工。换成在家工作,难以经此形式发现问题。”


实行在家工作 削弱监察机制


   再者,部分跨国大企的合规团队在疫情期间,亦只能够在遥距完成例行工作,无法在实地直接调查。


   Davin补充,企业员工在家工作时,亦会涉及不少风险行为,包括使用保安水平较低的个人装置或网络、让其家人有机会接触到企业装置与机密信息等,“最坏情况下,这足以让企业对黑客‘中门大开’,增加潜在风险。”


   据注册舞弊审查师协会今年发表的报告,分析全球2,504宗企业职务欺诈(Occupational fraud)研究指出,一宗职务欺诈牵涉金额的中位数为12.5万美元(约97万港元),估算欺诈每年会导致受影响企业约5%的营业额损失。


   两位受访者皆指,理解企业资源有限,但强调现时千万不要削减花在合规方面预算,恐怕得不偿失。两人建议企业宜采取更积极主动的方针,应对潜在欺诈风险,“未雨绸缪”会比揭发问题后才应对有效,其中,要确保合规政策要持续更新,让公司员工能在工作新常态下仍可符合要求,“随时留意新出现的风险议题,合规框架不是一经完成就可放在旁边的事。”


身处数码时代 证据来自四面八方


   影视作品描绘的企业调查工作,不免要加入戏剧元素,现实上又是如何呢?企业咨询服务公司Alvarez & Marsal董事总经理Davin Teo就表示:“调查不是电视剧集所讲,只要数十秒,按一些按键,便可完成取得数据。”


使用各种通讯软件 数据更多


   董事总经理Chris Fordham指出,在上一个时代,诈骗调查所涉的资料相对简单,“多数都是纸张”,但踏入数码时代,可能牵涉欺诈事件的“证据”来自四面八方。“人们更多使用电邮、WeChat,以至各种专门的通讯软件,这让调查团队需搜集的数据大增。”


   Davin补充称,以中国情况为例,WeChat同时充当电商交易工具、实时通讯软件、社交平台等,调查人员亦必须要使用各种数码工具,对这些软件应用进行资料搜集与调查。他指出,“经验老到的调查员加上科技协助,才能在海量信息中找到所需的信息。”


调查须合规 数码资料难清除


   他们多次重申,调查方法必须要合规,特别是搜集证据时,要依照规定搜集备份,数码资料亦不例外。但数码时代亦有好处,以前受查者或可设法销毁纸本文件以逃避调查,现在就算删去电邮,“它有可能已在你秘书的计算机留底”。


靠Zoom做调查访谈 效果打折扣


   企业咨询服务公司Alvarez & Marsal董事总经理Davin Teo与董事总经理Chris Fordham的团队亦会接受委托,调查企业情况,疫情也改变他们的工作方式。


   Chris解释,在新冠肺炎疫情之前,调查工作或要调查团队长途跋涉的出差,到企业实地进行访谈,以取得数据。因疫情叫停商务旅行,现在很多调查都只能遥距搜集证据,访谈亦只能用Zoom等视像工具进行,效果打了折扣,他笑指:“受查者可能会说:网络连接不稳定,听不清楚。”


   但两人强调,跨国事件调查挑战增加,但仍可继续,该企就透过各地分部的员工协助,必要时仍可前赴现场,“近日有一个调查项目,涉及美国、中国、香港,最近更要索取葡萄牙方面的资料,原本会靠调查员直飞当地,但无法成行,幸好我们在西班牙亦有在地同事,现时可通行葡国。”两人表示,疫情期间,他们的调查工作比之前更忙碌。


   摘录自香港经济日报。

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