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开发处理SEN平台 管理数据快又妥
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发表时间 2021-10-21 12:13:55

   企业近年陆续采纳云端平台进行管理,节省人力成本,教育界也不例外。


   有注册社工早年经历处理“特殊教育需要”(SEN)的文书及行政压力,并留意到市场上较少有针对相关痛点而开发的智能解决方案,由此萌生创业念头,设立专门处理SEN数据及资源管理的云端平台。


有见市场少有针对处理特殊教育需要(SEN)文书的数码管理系统,社企“乐旼共融教育”创办人刘乐健(左)与罗伟业于是组织自家IT开发团队,设立云端平台助教职员提升工作效率。(张宝燕摄)


   注册社工兼社企“乐旼共融教育”(Snaildy)的创办人刘乐健称,曾经担任驻校社工,在中学负责学生支持组别,为在学业、社交或情绪发展上有困难的SEN及非SEN学生服务。惟日渐发现,需要超时工作来处理行政及文书的情况持续,影响辅导工作,故开始反思有何解决方案。


行政文书超时添压 影响辅导


   他透露,当时约7至8成工作时间,都花在处理堆积如山的行政及文书上,甚至不时要超时工作。“开始觉得不要紧,能帮多少是多少,后来察觉是死胡同。如此下去,用于了解有需要同学的时间变得更少,但辅导及支持他们才是我的主要工作。”


   智能工作管理系统大行其道,不过他直言,能针对SEN学生及教师需要、提供适切应用的却不多,于是他开始萌生将传统沟通及工作模式,转移到科技系统的概念。


   在2019年底,他伙拍大学同学罗伟业,一起成立该社企,开设智能化校内特殊教育需要(SEN)数据管理系统,藉此支持校园内的教职员处理SEN工作,减轻他们处理有关SEN文书及行政的压力;同时可腾出时间,专心为有需要的学生提供支持服务。


   他们由组织自家IT开发团队,到成功设立平台,花约两年半时间。目前该SNAILDY平台聚焦3大核心转变,包括:1.更方便存取文件;2.让教师、社工及治疗师等互通信息交流;及3.提供文件整合功能。


透过浏览器 速寻学生资料


   他们解释,平台让教职员可透过网页浏览器,随时随地作快速搜索或更新SEN学生资料。其中包括姓名、编号、监护人联络方式、SEN类型如轻度读写障碍、过度活跃等;以及是否正在服用药物、介入程度(即学生是否易于相处及容易接受辅导),经专家及校方评估后得出的考试调适方案等,有助教职员为SEN学生作出特殊妥善安排。


云端平台SNAILDY可同步更新SEN学生数据,并将数据汇出,方便独立储存。(受访者提供图片)


   有别于使用传统的文书软件,该平台可同步更新SEN学生数据,并将数据汇出,方便独立储存,并且更快速整理成学生支持摘要等文件,转交家长或教育局。系统还可根据这些数据,自动分析及建议SEN学生的“个别学习计划”内容范畴。


下月将数据视像化


   社企“乐旼共融教育”创办人罗伟业及刘乐健表示,其SEN数据管理平台SNAILDY去年推出初期,遇上校方恢课无期,向学校Cold Call招生意、到校宣传、拓展脉络等均有阻滞。


   他们透露,由2019年底至今已投资逾百万元开发平台,过往还会透过参加创业比赛,获推荐人脉网络推广业务。如早前于社会企业挑战赛(HKSEC)夺冠,获得培训指导及奖金等帮助发展。


教育界采数码技术 积极推广


   不过罗伟业又形容,疫情对销售带来的影响是双面刃,该团队其后将原本的到校汇报,转为线上简介会作应对,反而获得更多查询。“由于教育界别亦开始采用不同科技软件或数码技术,所以我们亦积极在社交平台上增加宣传内容,吸引目标用户关注。”


   目前已有逾十间特殊教育学校、中小学校,以每年订阅制模式提供。费用根据学生数目而定,例如该校有200多位SEN同学,年费便需要6位数字。刘又称,平台将于下月推出SEN学生信息Dashboard(仪表板)功能,将数据视像化,并且在未来还将研究利用大数据,引入人工智能(AI)分析,作更精准的建议。


文件不再碎片化 整合摘要快至30秒


   注册社工兼社企“乐旼共融教育”(Snaildy)创办人刘乐健坦言,过往负责特殊教育需要(SEN)学生支持组别,在处理文件工作均出现碎片化情况,以及遇上沟通协作的效率低下等问题。


   传统使用Word、Excel档处理打印各类文件后,还需要经过分类及存盘的步骤;寻找SEN学生的个别档案时,需要根据学生姓名、年份、甚至个别科目,才能找出文件。到教师、社工等互相更新信息的过程亦需耗费较长时间,甚至十分混乱。


   他解释:“平时教师、社工、言语治疗师、教育心理学家等都会互通信息作交流,以了解SEN学生的最新情况。若是面对面或透过通讯应用程序沟通,都难以再寻找纪录跟进。该平台就针对解决此痛点,让他们更方便同步更新情况,存取不同学生的档案。”


利同步更新 教师社工交流


   据悉,早前有校方在应用其云端平台SNAILDY后指出,可减省约7至8成处理行政及文书工作的时间。


   他举例,过往要制作一份学生支持摘要,须从课堂支持、活动信息支持、家长支持共3类型的文件整合得出,未计算寻找档案所耗费的时间,都需要约15分钟。但现时只需在平台上点选所需内容制作,整过个程快达30秒可完成。


   考虑到系统安全,目前平台的SEN学生数据,只有学校方可存取。他指,教职员仅需在首次使用平台时,花时间详细输入SEN学生数据。而教职员也可将教育局的“特殊教育信息管理系统”(SEMIS),或校内数据库的SEN同学数据汇出,再汇入至云端平台之中,减省部分工序。


   摘录自香港经济日报。

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