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开会以6页文稿代替PPT,就能避免“假大空”内容?
Jimmy Leung
作者:Jimmy Leung评论评论:点击率点击率:

发表时间: 2020-01-13 16:19:28

作者介绍

香港资深营销老海鲜,行事低调,口头禅是最好你搵我唔到。历任大型广告公司及零售上市集团逾20年,工作领域包括中港台及东南亚,擅长创意品牌管理及策划、零售营销及市场推广。近年更涉足数码媒体及社交网络、互联网、跨境电商,亦为理工大学公共关系及社交媒体委员会成员。Guru Online是香港最大Digital Marketing 4A供货商之一,2015年成功在香港联交所上市。

   坊间研究亚马逊商业模式的书本已经是恒河沙数,但当亲身参与过他们的总部工作会议后,又有另一番体会。


   一般公司开会的时候,通常会用上PPT作为简报,用几行字画出重点,再配上看起来很厉害的图表,图文并茂,接住负责报告的人就Steve Jobs上身,用PPT为基础,开始口沫横飞地“吹水”说明。




   但我们去到亚马逊的时候,完全见不到有人用PPT,亚马逊要求发表者写出六页的A4文件,称为6-pager的文字稿,而且规定要用10 Point字体。


   老板Jeff Bezos认为PPT这种报告形式,对报告者来说虽然方便,但对台下的听众来说并非如此,有你讲无我问,因为报告时可以用很多语言伪术去强调自己想强调的部分,对于那些不想多提的内容,避之则吉。


   这么一来,整体内容之中就少不免假大空,只会有一部份被加入幻灯片并传送给听众。如果要彻底了解报告内容,就必须在报告中提问,但通常提问很容易破坏会议的流畅度,再加上报告本身一些内容会被刻意夸大或者略过,亚马逊强调的六页文字稿,就是能够聆听者彻底了解报告内容,令到会议更有效率。




   撰写这六页文字稿,其大原则就是当对方是客户,用说明的方式去书写,即使没有相关背景及知识的人,读完这六张A4资料之后,亦可掌握会议内容。


   不过,虽说是文章形式,但可不能没完没了地写好几页、几十页。基本上不是做成一页(被称为1 Pager)就是做成六页(称为6 Pagers)。


   简单的企画书或报告书等,基本上都写成A4大小的一页。亚马逊几乎所有可以公开查阅的数据都是1 Pager的形式。


   年度预算、事业计划书、新事业企画书、大型计划的提案书等,要写成A4大小的6 Pagers。


   要写好一份六页的报告“真的不容易”,快则几个小时,慢则要花上几日工夫。虽然表面上看起来有点浪费,但这么一来,报告者就能更加深入地思考、调查、撰写和修改,将报告内容整理得有条有理。




   在亚马逊开会的气氛亦相当有趣,很多人会不习惯,就是接连不断的沉默时间,因为那段时间与会者都在阅读一页或六页的资料。一去到会议室,报告者就会派发文字数据,这时大家就像置身图书馆,先安静看数据,如果是一页的话,沉默会持续五分钟左右,六页的话大概会持续十五分钟。


   读到一半即使有问题或者不明白的地方,都不会直接举手提问,而是先将自己的想法写在纸上,继续把六页资料读完。这和用PPT报告的方式完全不同,在阅读数据的过程中,本来有些想问的问题,但读到最后之后,就会迎刃而解。当所有人读完之后,就会回到第一页,展开各种讨论。


   会议主席判断差不多了,便问与会者:“看完了吗?”OK的话就开始讨论。讨论基本上是采取对资料提出疑问、回答疑问的形式。主席会问:“第一页有人有疑问吗?”“没有。”


   “第二页有疑问吗?”“没有。”


   如此持续到最后,就在与会者一直回答“没有”的情况下结束,表示那是毫无疏漏、经过仔细思考、能够认同的内容。曾经多次见证过这样的会议,感觉那就是会议的一种理想状态。


   不管报告者的口才够不够好,当日的状态是否完美,想表达的内容已经清清楚楚写在纸上,就是全球No.1公司的文化。



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