视像会议是混合工作常见场景，但其间需要长时间、近距离面对镜头，容易令人感到紧张焦虑，出现“Zoom疲劳”的情况。为改善混合工作的体验，有港企利用3D空间平台制作虚拟办公室，让员工利用“数码分身”（Avatar）进行日常工作，甚至举办培训活动。

　　疫情爆发初期，个人培训咨询公司“未来实验室”（Explorer Futures Lab），开始实施混合工作安排，并利用Zoom软件在家中进行视像会议。但不久后就发现，使用Zoom时需要集中注视荧幕一处，长时间进行的话，会感到相当疲累，变相降低了工作效率。

　　于是该公司探索Zoom以外的替代方案，并找到一款名为Spot的3D虚拟空间平台。未来实验室联合创办人Felicia Ho接受本报访问时表示，他们透过该平台设计自家的虚拟办公室，当中的虚拟设施包括不同类型的会议室、开放式共用空间和茶水间等，让员工、客户和学员通过“数码分身”使用。

未来实验室联合创办人Felicia Ho拥有多年活动管理经验，她认为通过虚拟空间举办活动，有助带来更佳的时间管理效果，提升场面控制的把握力。

　　即使疫情逐渐消退，防疫限制措施亦早已解除，但该公司仍会继续混合工作模式。现时约有6成的日常营运流程，例如开会、讨论教材内容、简报等，都能通过虚拟办公室完成。此外，每星期约有一至两次会回到实体办公室，处理交收物资、面对面交流联谊等在虚拟空间无法完成的事。

未来办公模式 实体虚拟空间结合

　　Felicia认为，混合工作模式是大势所趋，把实体和虚拟空间结合，将是未来的办公模式。但她强调不要因为科技的渠道，而冷却了人际关系，而是应该通过科技维持人际互动之间的温度，所以不定期回到实体办公室与同事或客户见面，也是有一定的需要。

　　另一联合创办人Helen Or指出，虚拟空间能为时间安排带来更多灵活性，例如该公司所举办的培训课程，有一半数量已在虚拟空间上进行，这让学员更方便安排日程，也毋须指定他们到某一地方上堂，节省更多时间和车费。

　　站在公司的角度，由于中国香港的办公室和场地租金都颇昂贵，因此在虚拟空间上举办活动，也能减省不少营运成本；同时，虚拟空间也打破了地域的限制，让更多不同地区的人来参与培训，这对开拓更广泛市场都有积极作用。

在虚拟办公室里，员工和客户都可设计独有的虚拟化身，进入不同场景（如会议室），进行各种工作或联谊活动。图为未来实验室的虚拟办公室楼面图。

调整心态规划流程 员工要自律

　　对于虚拟办公室的普及程度，Helen坦言相比起欧美地区，这在中国香港的认受性明显较低。她认为环境因素是主要原因，例如美国人从家中到办公室上班，车程距离普遍都较远，这时使用虚拟办公室的意义会较大；而中国香港地方小、交通配套也方便，这不易令雇主找到诱因尝试使用。

　　要有效采用虚拟办公室和混合工作模式，她认为雇主和员工都需要调节心态和想法。例如当办公模式搬至网上进行时，意味同事之间未必会经常见面，这时就要调整工作分配安排，规划好哪些流程能够独自完成、哪些必须见面处理等。至于员工方面，自律也相当重要，且要懂得主动安排及完成该负责的工作。

　　未来实验室项目发展经理Yonnie Chong提到，作为雇员能够长期安排混合工作，在虚拟办公室完成大部分事务，也是一种员工福利。因为在该模式下，她毋须每天“挤车”回公司，以及日夜都在交通上浪费时间；而她也将这些节省下来的时间，投放在家庭成员身上，真正达到工作与生活平衡。

未来实验室早前参与实体展览，事前先通过3D虚拟空间，模拟现场摊位摆设。由于提早了解环境状况，结果到正式展览时，布置场地的时间就比预期快了一倍。

实体办公室出勤率 较疫前低3成

　　疫情是虚拟办公空间兴起的催化剂，虽然全球疫情现已放缓，但它对工作模式带来的改变依然持续。麦肯锡全球研究所发布的Empty spaces and hybrid places报告指出，目前实体办公室出勤率仍较疫情前低约30%；即使到2030年，市场对办公空间的需求，也将低于2019年时的水平。

　　报告针对伦敦、纽约、休斯敦、巴黎、慕尼黑、旧金山、上海、北京和东京等国际城市进行调查，以了解当地员工在办公室工作的时间变化。报告指出，在2020年疫情初期，由于大量企业采用遥距和混合工作模式，当时办公室出勤率一度下降90%。

员工每周在办公室 平均仅3.5天

　　但随着全球经济活动逐步复常，不少企业都要求员工重返办公室，但现时平均出勤率仍较疫情前跌30%。此外，由于混合工作成为新常态，员工每周在办公室的时间平均只有3.5天；当中有10%受访员工更称，如果公司要求必须每天回办公室工作，他们将可能选择辞职。

　　现时大部分企业对宏观经济前景仍抱持谨慎态度，加上预计遥距或混合工作将会持续，他们并不确定员工会到办公室上班的人数，也不确定需要多少办公空间，所以多数会与业主协商缩短租期，这也导致市场对办公空间的需求减少。

　　摘录自香港经济日报